. 疫起宅在家 行銷時事 認識Partipost

本土疫情升溫,你今天也 WFH 嗎?五招讓你在家工作依然高效率!

2021 年 5 月 17 日

近日台灣爆發本土 COVID-19 案例,單日確診者進入三位數,除了應適當拿捏人與人之間的連結,我們的衛福部長阿中更宣布:雙北地區疫情開始進入三級警戒。

提到 COVID-19 疫情造成的巨大影響,在家工作(Work From Home,簡稱「WFH」)絕對是名列前茅。許多知名企業如台灣戴爾(Dell)、華碩(Asus)等都於 5 月 13 日開始實施在家工作。而微軟更是因為這波疫情的升溫,Windows 10 全球用戶數量正式突破 13 億,比去年同期成長了 3 億用戶,只因「遠端工作」對於數位裝置的需求加速提升。


WFH 該怎麼做才能維持高效率?Partipost 實際實驗報你知!

在家工作(以下簡稱「WFH」) 聽起來很容易,實際上卻可能出現各種因素而無法順利進行、甚至效率驟減。例如:視訊開會時突然停電、午覺不小心睡了 3 小時、家人在旁無法專心工作等等(你不孤單,都是人之常情 🤫)。Partipost 內部實驗了幾週後發現幾招就算是在家工作,仍然能維持團隊凝聚力、工作高效率的方法與經驗,一起來看看吧!

▲ WFH 沒做好,真的就會像這樣 …

一、工作任務化:把大目標拆解為小任務

WFH 最常見的狀況就是分心、工作內容無法量化。以往在辦公室工作時經常會制定當期或當週的目標讓同事或主管們追蹤,若 WFH 也按照這個模式進行,勢必會產生「失去目標」的問題。

為了避免這個情況,我們需要把「目標任務化」,將目標拆解成一個個小任務(簡單來說就是「表格化」)並且細到每項任務都可以每天完成與驗收。與主管、同事約定,定期回報、檢視進度,也可以嘗試將任務搭配著蕃茄鐘法(25分鐘認真工作,5分鐘休息)或是 80/20 法則等,找出最適合自己的工作拆分術,如此一來,不只能提升效率、量化工作,在完成任務時的成就感也會提升!

 

二、製造線上互動:把平時在茶水間的閒聊,拉到線上聊天室

WFH 與到辦公室上班會有明顯的區別,很大一部分是源於同事間少了「寒暄」,尤其是那種半生熟的同事,平時可能會在茶水間寒暄幾句:「早!」、「吃早餐了沒?」等,但在 WFH 時刻意用 LINE 私訊說早安其實還滿詭異的。

這時罐頭式訊息就是很好的解決方案,建議尤其是主管、老闆等較長的職位,在 WFH 時,主動丟一句「開始上班囉!」「我下班啦!」等訊息,對凝聚彼此的向心力很有幫助。不要覺得罐頭訊息很無聊,其實短短一句話就可以達到很好的成效,網上也有研究指出,知道彼此都在線上,會讓成員們感覺比較安心!

 

三、公私分明:明顯區分「休息區」與「辦公區」

因著疫情期間 WFH 的發展,可以發現「辦公」與「住處」的界線越來越模糊,可能你的住處就是辦公室,而大部分人在家是沒有「辦公間」的。這時劃分「休息區」與「辦公區」就格外重要,區分好工作、休息、下班時間的界線,不只可以降低拖延症,也可避免總是在不對的時間做事的惡性循環。

該如何實際落實呢?最好的方式就是不要在易取得「誘惑」的地方辦公,例如:床旁邊、電視前、寵物旁邊(?)等。若與家人同住,也盡量事先溝通自己的時間規劃,避免不必要的打擾,相反地,也要正視下班時間,別造成其他同居者的困擾,甚至影響自己的生活品質。

 

四、建立儀式感:身心調整成「正在公司上班」的狀態

試想,你今天已經不出門了,還一整天穿著睡衣、大素顏、頭髮邋遢,讓自己處於一個隨時可以再入睡的狀態,工作精神怎麼可能好呢?每個人對工作的儀式感都不同,不管是早晨來杯咖啡、穿上襯衫、化點淡妝等都行。Partipost 女同事們也私藏小撇步:可以省略底妝,但眉毛、眼線、唇膏三大柱不可少,有它們整體氣色直接提升五個檔次!

想要 WFH 有效率,第一步就是把自己調整成「正在公司上班」的狀態,準時起床、穿戴整齊、換套外出服,狀態對了,工作效率先贏一半!

 

五、視訊會議小彆扭?那就把會議變得有趣吧!

有句話說:「一根筷子易折斷,一捆筷子抱成團」在工作時有夥伴、隊友是很重要的。如同前面提及,WFH 時定期找同事或主管互相督促、激勵,開啟「視訊會議」即時且有效的交換進度資訊。視訊軟體如 Zoom、Skype、Google Meet、Slack 等都是企業常見的良伴!

一開始視訊會議時,開啟鏡頭後真的會有點小彆扭,但後來漸漸習慣看到大家在家裡工作的狀態,溝通的「溫度」會差很多。雖說「見面三分情」,但在疫情非常時期,線上視訊一定是比純通話好的。若想要避免尷尬,讓會議更有趣、更集中精神,以下有 2 個小撇步,是 Partipost 實驗幾次後發現很有用的:

1. 展現創意的好機會!背景、濾鏡開起來

不知道視訊會議該怎麼變得有趣,可以先從改變一成不變的會議背景、濾鏡開始,這也是展現個人創意很好的時機!尤其若家裡十分凌亂,讓與會者看到也是頗尷尬。視訊軟體如 Zoom、Snapchat 等都有濾鏡功能,可以自由更換成帶動氣氛、有趣的元素。除了濾鏡外,你也可以使用「修改會議背景」的方式,套入有趣的時事梗、迷因圖等等,例如:

google meets 視訊會議

可以學學時中哥、親臨美而美吃早餐、或是成為救世主,自體發光 …

多了這項有趣的元素,Partipost 夥伴們每天都超期待視訊會議的到來!當然,還是要拿捏分寸,在跟較傳統的與會者線上會議時,就建議別用太鬧的啦!

2. 會議開始前,來點「閒聊時間」

團體內一定有比較內向、不愛說話的人,這時在會議前短短的閒聊、寒暄,是讓彼此破冰很重要的時機。若是比較熟的同事,也可以把這段時間當作 WFH 的小小分享會,分享近期居家美食、必追影集等等。在線上會議前保留 10 分鐘的緩衝時間,簡單閒聊,有效讓大家進入狀況!(但這僅限於 10 人以內的小會議,若是超過 10 人怕會有花太多時間的問題)

BTW,大家記得視訊會議結束後記得關攝像頭,不然可能會後悔莫及 …

巴西總統的一場視訊會議,其中一名與會者開會時跑去洗澡、忘關攝像頭,裸體樣貌直接呈現在眾人眼前(超糗)


小結:在家工作臨時狀況多、「展現積極度」是不二法門!

疫情升溫,但日子還是要過 … 事實上,許多企業(特別是軟體科技業)已經不再把在家工作或遠端工作(Remote Work)視為疫情中採取的措施,而是藉疫情嘗試各種在家工作模式,並發展成未來可能辦公的常態。例如 Twitter 在 2020 年就宣布員工可以「永遠」在家工作;福特汽車也於今年宣布全球約 3 萬名員工,無限期採取遠端工作措施。

WFH 一定會有許多意想不到的難題或狀況發生,尤其若剛好碰到部門內有新成員加入、大專案要跑等變動時,每個人展現出比平時多一點的主動、積極度,一定會讓彼此更安心。多一句寒暄問候、多一點即時互動,絕對不會錯!

WFH 勢必是近期的辦公趨勢,或許對有些人來說是很習以為常的事,但對更多人來說,這是一種新型態的工作方式、必須習慣新的工作步調。Partipost 經過了幾週 WFH 的實驗,把一些好的經驗與結論分享給大家,希望夥伴們能找出最適合的方式!維持工作效率是大家須共體時艱的課題,謹慎但不需恐慌,一起團結一心、戰勝疫情!

陳時中 語錄

▲ 聽阿中的話 #台灣加油!(圖片來源:衛生福利部 臉書粉絲專頁

歡迎在底下留言、分享在家工作還有什麼維持高效率的好方法!

最後,記得下載台灣社交距離」App、開啟藍牙,隨時追蹤是否與確診者接觸,挺過疫情艱難時刻!也記得持續關注 @partipost_tw,你想知道的新鮮事都在這!

 

延伸閱讀:生活總是負能量?精選五大 IG 圖文創作者療癒你的心!

延伸閱讀:手機、社群平台到底會不會偷聽日常對話?八招教你預防隔牆有耳!

延伸閱讀:危機就是轉機!後疫情時代來臨,品牌該怎麼做行銷?

    Leave a Reply