疫起宅在家 行銷工具

【疫起來工作】實戰高效率 WFH,這三款線上工具,你一定要學會!

2021 年 6 月 1 日

本土疫情持續蔓延,不少企業已啟動在家工作「WFH」(英譯:Work From Home)的機制。長期累積下來,相信大家對於個人工作任務的分配和時間管理也有了清楚的節奏。(相關文章:本土疫情升溫,你今天也 WFH 嗎?五招讓你在家工作依然高效率!)然而,面對跟辦公室全然不同的環境,為杜絕那些讓你分心的人事物,不妨可再善用這三款線上工具,優化工作模式,讓你的高效率,即便見不到面,連老闆都會對你讚譽有加!一起來看看吧!


工具一、DocSend

Docsend 使用介面

▲ DocSend 使用介面(圖片來源:DocSend

DocSend 於 2013 年由 Russ Heddleston 創立,在今年上半年度已正式被提供雲端共享儲存空間服務的始祖 Dropbox 以 1.65 億高額美元現金收購。DocSend 至今在全球擁有逾 1.7 萬名的用戶,其提供用戶透過建立共享的加密文件方案,以能安全地藉由點到點(英譯:end-to-end)的加密連結,共享報價單、合約內容等相關機密資料,且能追蹤後續收件者在文件上的行為,提供更完整的反饋與數據分析,以節省溝通上的時間成本並擬定調整方向。

編輯實用回饋:「你知道我在看你嗎?」

追蹤

▲不再三催四起,文件讀取情況一目瞭然!(圖片來源:DocSend

對本編而言,DocSend 的優異之處即在於「追蹤」這點。藉由 DocSend 的「Recent Activity」,追蹤所有觀看者的瀏覽情形,如:整份文件的總觀看時間、簡報的平均停留時間。因此,我們能從中反推出連結收件者有將文件傳遞給哪些人看,同時分析對方的讀取情況,並瞭解其對於文件中較偏好或較有疑慮的內容是哪些。對於未來雙方在進行對接時能有更高效率的討論,最重要的是,能讓客戶感受到「你有做功課喔!」的用心,提升好感度。


工具二、Focusmate

focusmate 使用介面

▲ Focusmate 使用介面(圖片來源:Focusmate

工作時你很常分心,進度上總是要有人緊盯著你嗎?那麼這款線上工具「Focusmate」想必會很適合你喔!「Focusmate」顧名思義是指「能讓你專注的夥伴」,在這服務中,我們稱之為「臨時同事」。Focusmate 目前為一個免費服務體驗,其設計概念類似我們熟知的番茄鐘工作法。進入使用頁面後,於行事曆下創建一個以 50 分鐘為工作時間、10 分鐘為休息時間的會議活動。隨後你能在 Focusmate 上尋找你的臨時同事,將辦公環境的氛圍轉至線上,在有「真人」視線的情況下,你將能更專注地完成你今日的工作任務。

編輯實用回饋:「陌生人,謝謝你讓我準時下班!」

▲ 隆重介紹,本編的一日同事  Justin 😎

在社群媒體活絡發展之下,你是否曾想過內容創作者們,他們所發布的 Instagram 貼文、YouTube 影片或是部落格文章是花費了多少時間和心力去完成的?這些我們所看見的成果作品,對你我而言,最艱難的即是「開始」的階段。而在實際使用過 Focusmate 後,本編認為自己的工作效率確實地提升了,而原因主要在於「工作具體任務化」,將一整個工作項目劃分成多個小項目,舉例來說假設是「撰寫一篇文章」,則會分成「完成大綱、摘要」、「寫完第一段內文」、「完成小結段落」等…。用這種方式來執行,自己能更清楚且有規劃的在時限內完成必做的範圍。

此外,更棒的是,在找到自己使用 Focusmate 的方式後,我們也能從這些被配對到的「臨時同事」身上見識到不同職業身份的工作內容和執行過程。透過彼此檢視、分享的交流過程,戰勝拖延,讓雙方的工作效率一同提升,更能在每個項目結束時感到無比的成就感。


工具三、Snap Camera

Snap Camera

▲ 中間同事表示無奈

相信已有不少人玩過因濾鏡而竄紅的社交 App Snapchat 吧!是的,沒錯!「Snap Camera」 虛擬攝影機即是由 Snap 公司所開發的。Snap Camera 的設計將原先 Snapchat 上的拍照和錄影效果移植到 Windows、Mac 平台上。使用方式很簡單,下載 Snap Camera 後,在搜尋列中,用英文輸入你想要使用的濾鏡關鍵字,隨後開啟欲使用的視訊會議軟體(如 :Google MeetZoomTeams)進行設定即可套用。除一般美肌、調色的效果外,免用藍綠幕就能輕鬆切換背景,也有讓你一秒變身尤達大師、一顆馬鈴薯甚至是一隻拖鞋的獵奇特效。

編輯實用回饋:「連老闆都跟我要濾鏡的載點 XD」

Snap Camera 濾鏡

▲ 琳琅滿目的濾鏡效果,選擇障礙者慎入!(圖片來源:Snap Camera

先前在文章內容中有提及到「濾鏡行銷」降低了品牌 UGC 傳播的門檻,吸引用戶自主拍攝的設計特性也讓品牌在社群上的內容更有穿透性、也更有料。(相關文章:【疫起看行銷】限時動態 AR 濾鏡會是 Instagram 行銷的未來嗎?)Snap Camera 濾鏡無疑地也創造了相同的效益。更棒的是,Snap Camera 能為沈悶的會議注入滿滿的活力!讓遠端辦公這件事變得更加有趣,工作效率也能藉此提升。

另外,如同 Spark AR Studio,Snap 公司旗下有推出了一款「Lens Studio」的軟體工具,使用  Lens Studio 就能打造出屬於自己的濾鏡效果。既然無法外出,宅在家發懶倒不如抓住每個晉升斜槓創作者的機會,來創建一款 Snap Camera 濾鏡吧!


小結:善用線上工具,贏得意想不到的成就感!

我真的很不錯

▲ 18:00 打完收工 👍

這波重創全球的疫情,讓「WFH」成了企業新常態,而遠距辦公或多或少是一項專注力的挑戰,倘若必須維持自己在工作上的生產力,那麼找尋對的工作模式就成了首要任務。清楚把工作區域與生活區域分開、建立儀式感,再搭配使用不同的管理工具,讓自己不論在何種環境下,都能展現自律的工作態度,使每一天工作日結束時都充滿成就感。 

最後,喜歡我們這次的分享嗎?記得訂閱「社群研救所」並追蹤 @partipost_tw,最即時的趨勢、最有趣的內容和所有你想知道的社群新鮮事都在這!


延伸閱讀:【疫起來看展】實體活動都取消?精選「線上展覽」滿足你對感官體驗的渴望!
延伸閱讀:【疫起滑手機】疫情爆發首週 App 熱門榜!第二名出乎意料!
延伸閱讀:【疫起來耍廢】宅在家打電動最安全!激推「任天堂 Switch」五款解悶遊戲

    Leave a Reply